Lisää pöytäkirja 4/24

kokoukset/2024/4/pöytäkirja.md

@@ -0,0 +1,98 @@
+---
+otsikko: Hallituksen kokous 4/24
+alaotsikko: Pöytäkirja
+paikka: Otaniemen lukio
+aika: 25.9. klo 16.00
+paikalla:
+ - Arttu Mattila
+ - Into Almiala (klo 17.03 asti)
+ - Natalia Oksanen
+ - Risto Pekkanen
+ - Saku Laesvuori
+---
+
+# Kokouksen avaaminen
+
+Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 16.10.
+
+# Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen
+
+Hyväksyttiin [pöytäkirja 3/24](../3/pöytäkirja.md).
+
+# Talouskatsaus
+
+Käytiin läpi yhdistyksen taloustilanne ja todettiin, ettei se ole muuttunut
+merkittävästi aiemmista kokouksista.
+
+Päätettiin kirjata yhä maksamattomat databilemaksut vuodelta 2023
+luottotappioksi, yhteensä 74 €, koska niitä ei olla saatu kerättyä useista
+muistutuksista huolimatta ja summa on niin pieni, ettei järeämpiin toimiin ole
+kannattavaa ryhtyä.
+
+# Databileet
+
+Databiletoimikunta on hakenut avustusta Otaniemen lukion vanhempainyhdistys
+ry:ltä (OLVY ry), mutta OLVY ry:n hallitus käsittelee hakemuksen vasta
+seuraavassa kokouksessaan, joka on databileiden jälkeen. Päätettiin antaa
+toimikunnalle lupa käyttää OLVY ry:ltä haettu 600 € databileiden järjestämiseen
+jo ennen, kun sen myöntämisestä saadaan päätös OLVY ry:ltä.
+
+## Vastuunjako
+
+Kirjattiin pöytäkirjaan tiedoksi 4.9.2024 Otaniemen lukion kanssa sovittu
+databileiden vastuujako:
+
+- Otaniemen lukio vastaa pääruuasta, jossa Datat ry tukee 3 000 €.
+- Datat ry vastaa
+  - laskuttamisesta,
+  - databiletoimikunnan talousarvion vahvistamisesta,
+  - databiletoimikunnan ohjaamisesta/tukemisesta ja
+  - databiletoimikunnan rahaliikenteestä.
+- Databiletoimikunta vastaa käytännön järjestelyistä ja kokonaisuuden
+  suunnittelusta.
+
+## Databiletoimikunnan talousarvion vahvistaminen
+
+Päätettiin olla vahvistamatta toimikunnan lähettämää talousarviota, koska siinä
+on selviä virheitä. Näistä on lähetetty palaute toimikunnalle. Kun toimikunta
+palauttaa korjatun talousarvion, se käsitellään mahdollisimman nopeasti ja
+tarvittaessa kokousten välissä.
+
+## Espoon kohdeavustuksen hakeminen
+
+Päätettiin kirjoittaa toimikunnan virheellisen talousarvion pohjalta
+ennakkotalousarvio ja hakea sen perusteella Espoon kaupungilta 300 €
+nuorisotoiminnan kohdeavustusta.
+
+## Avustukset osallistumismaksuihin
+
+Päätettiin myöntää avustuksia databileiden osallistumismaksuihin heille, jotka
+joutuvat miettimään osallistumistaan hinnan takia. Ohjeet hakemuksen
+lähettämiseen sisällytetään databilekutsuun. 
+
+# Kulukorvaushakemukset
+
+Ei uusia kulukorvaushakemuksia.
+
+Into Almiala poistui kokouksesta kello 17.03.
+
+# Datatuotetilaus
+
+Jätettiin käsiteltäväksi myöhemmin kokousten välissä.
+
+# Muut asiat
+
+## Dataykkösten ryhmäytys
+
+Kirjataan pöytäkirjaan, että tapahtuma jäi järjestämättä, eikä sitä yritetä
+enää järjestää syksylle hallituksen toimesta. Databiletoimikunta saattaa olla
+järjestämässä jotain samankaltaista, johon päätettiin tarjota tukea.
+
+# Kokouksen päättäminen
+
+Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 17.13.
+
+::: allekirjoittajat
+- Natalia Oksanen, puheenjohtaja
+- Saku Laesvuori, sihteeri
+:::